Privacy e partite IVA, le regole per i liberi professionisti
Privacy e partite IVA, un rapporto spesso difficile da inquadrare che lascia molte volte nel dubbio i liberi professionisti.
La privacy per le partite IVA, intese qui come liberi professionisti, è un tema piuttosto delicato, specie dall’introduzione nel 2016 del GDPR – o General Data Protection Regulation – il nuovo regolamento europeo che costituisce il riferimento normativo in tema privacy e protezione dei dati. Tra tutti i soggetti interessati dalla normativa i lavoratori autonomi sono ancora, trascorsi quattro anni, quelli per cui l’aggiornamento ha creato più preoccupazioni, dubbi e false credenze. Vediamo di fare un po’ di chiarezza.
Il GDPR si applica alle partite IVA?
In sintesi la risposta è: sì. La norma è piuttosto chiara in merito, chiarendo nell’Articolo 2 Comma 2 che gli obblighi non si applicano ai trattamenti di dati personali “effettuati da una persona fisica per l’esercizio di attività a carattere esclusivamente personale o domestico”. Ciò rende evidente che nei confronti di un professionista, a rigor di logica, la norma debba essere applicata. Ma di che obblighi si tratta nel concreto? Quali sono le eccezioni?
Obblighi per il rispetto del GDPR per i liberi professionisti
In primo luogo va specificato che in tema privacy nel caso di una partita IVA nella declinazione di libero professionista, il soggetto svolge sia la funzione di titolare del trattamento dei dati – ossia colui che stabilisce le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali – che quella di responsabile del trattamento dei dati interno, ossia colui che operativamente processa i dati raccolti. Il soggetto ha, inoltre, l’obbligo di nominare dei responsabili del trattamento dati esterni, nel momento vi siano delle figure incaricate da lui per gestione di dati di terzi (commercialista, servizi online, ecc.).
Chiarito ciò, si può poi immaginare che i flussi di dati che un lavoratore autonomo si trova generalmente a gestire riguardino: preventivi, gestione contabilità, anagrafiche clienti, email e sito web.
In tal senso si arriva alla definizione della parte documentale: quanto è normalmente richiesto alle aziende, è la redazione del registro delle attività di trattamento. Un documento che contiene le informazioni relative alle operazioni di trattamento svolte dal titolare. Anche se, l’Articolo 30 del GDPR afferma anche che l’obbligo non si applica a: “imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti, a meno che il trattamento che esse effettuano possa presentare un rischio per i diritti e le libertà dell’interessato, il trattamento non sia occasionale o includa il trattamento di categorie particolari di dati di cui all’articolo 9, paragrafo 1, o i dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all’articolo 10”.
Non va poi dimenticata l’informativa sulla privacy che va presentata agli interessati ogni qualvolta vi sia un trattamento di dati personali.
Buone prassi
Ecco alcune buone prassi che vale la pena mettere in atto in tema privacy se si è una partita IVA:
- Un lavoratore autonomo non dovrebbe credere erroneamente di non essere soggetto alle norme del GDPR o, aspetto altrettanto critico, improvvisare delle misure fai da te con l’idea di mettersi in regola. È sempre meglio affidarsi al supporto di un professionista che possa indicare gli obblighi, le buone prassi e le criticità relative alla specifica situazione.
- Per quanto IVA la normativa, in alcuni casi, sollevi dall’obbligo di redazione del registro delle attività di trattamento de dati, risulta sempre consigliabile essere comunque in possesso del documento, per tutelare sé e gli interessati.
- Non dimenticare la parte online! Gran parte dei dati che un’azienda, grande o piccola che sia, si trova a trattare circolano online. Per questa ragione anche un libero professionista dovrebbe preoccuparsi di garantire la sicurezza digitale dei dati che tratta. Avvalersi della consulenza di un esperto, anche in questo caso, è la soluzione migliore.
La cura della privacy per una partita IVA è un aspetto che non va sottovalutato. Nonostante si tratti di un’attività che comporta una complicazione dell’operatività quotidiana si tratta anche di una garanzia importante per i propri clienti e per la propria azienda.
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