Privacy e WhatsApp Business, info utili per la tua azienda
Rispettare la normativa sulla privacy è necessario anche per l’uso di Whatsapp Business in azienda, ecco come essere GDPR compliant.
L’ultimo aggiornamento della policy sulla privacy di WhatsApp – per cui gli utenti sono chiamati a dare il consenso entro il 15 maggio 2021 – fa sorgere più di una domanda anche in merito all’utilizzo di WhatsApp Business da parte di aziende e professionisti. Il tema si impernia sul rapporto tra il servizio offerto dall’App di proprietà di Facebook e il GDPR, la normativa europea sulla privacy.
Perché usare WhatsApp Business per la tua azienda
Il primo aspetto da chiarire, in ambito professionale, è che per rispettare la normativa privacy è necessario utilizzare WhatsApp Business. La versione dell’App “per privati”, infatti, non garantisce il rispetto dell’Art.28 del GDPR in tema della responsabilità del trattamento dati. Per quanto il servizio di messaggistica offra per entrambe le versioni la crittografia end-to-end, la quale rende leggibili i messaggi solamente dal mittente e dai/dal destinatari/o, nella versione per privati non è garantito per il titolare l’effettivo controllo sui dati. Inoltre, non risulta disponibile un accordo scritto che decreti l’impegno da parte dell’azienda, in qualità di fornitore del servizio, al rispetto dei requisiti imposti dall’Art.28 del GDPR.
Questo documento è invece disponibile, a garanzia del rispetto della normativa sulla privacy, per WhatsApp Business e, tramite esso, l’azienda titolare del servizio di messaggistica si impegna a:
- Implementare le misure tecniche e organizzative idonee alla protezione dei dati personali da trattamenti non autorizzati o illegali, perdite accidentali, alterazioni, divulgazioni o distruzioni;
- Informa l’utente, senza ritardi ingiustificati, in caso di Data Breach;
- Assistere l’utente con misure tecniche e organizzative appropriate per l’esercizio dei diritti dell’interessato;
- Assistere l’utente per garantire il rispetto dei suoi obblighi ai sensi degli articoli da 32 a 36 del GDPR.
- Fornire, su richiesta dell’utente, tutte le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare il rispetto da parte di WhatsApp dei suoi obblighi di legge in qualità di Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’articolo 28 del GDPR;
- Subappaltare i propri obblighi di trattamento dei dati a un subresponsabile solo previo accordo scritto che sottopone lo sottoponga agli stessi obblighi a cui è soggetto anche WhatsApp;
- Interrompere il trattamento dei dati personali e alla loro eliminazione al momento della cessazione del rapporto con l’utente;
- Trasferire i dati personali facendo riferimento allo Scudo UE-USA e alle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea.
Quanto appena stabilito garantisce il rispetto della normativa privacy da parte di WhatsApp Business, rendendolo un servizio fruibile a norma di legge da parte di aziende e professionisti.
Normativa per le aziende
L’utilizzo di WhatsApp Business come canale di comunicazione offre dal lato del fornitore del servizio le garanzie sopra citate ma, impone anche al cliente il rispetto di alcune regole in tema privacy.
Il primo aspetto da specificare riguarda il fatto che, sia aziende che professionisti, possano trattare i dati di soggetti terzi e effettuare verso di loro azioni di marketing e comunicazione, solo previo consenso informato. WhatsApp Business non fa certo eccezione. Non sarà quindi possibile utilizzare il canale con contatti salvo il possesso di: “base legale, esigenza contrattuale, interesse legittimo, consenso e tutte le altre basi giuridiche previste dall’articolo 6 del GDPR”.
Chiarito ciò, vi sono altre regole in tema privacy che WhatsApp Business impone all’utente che decida di avvalersi del servizio. Nello specifico:
- L’Azienda è la sola responsabile e deve assicurarsi di ottenere tutte le notifiche, le autorizzazioni e i permessi necessari per raccogliere, usare e condividere contenuti e informazioni degli utenti. Deve inoltre mantenere pubblica la propria normativa sulla privacy pubblicata e rispettare tutte le leggi in vigore.
- L’Azienda non può utilizzare le informazioni relative a una persona con cui comunica su WhatsApp, ad eccezione del contenuto dei messaggi, per qualsiasi motivo che non sia ragionevolmente necessario per supportare la conversazione con quella persona.
- L’Azienda non può condividere o chiedere alle persone di condividere i dati completi della carta di credito usata per i pagamenti, il numero di conto corrente, il numero del documento di identità o altri dati identificativi sensibili.
- L’Azienda non può usare WhatsApp per la telemedicina, né per inviare o richiedere informazioni sullo stato di salute, se i regolamenti in vigore limitano la diffusione di tali informazioni a sistemi che non dispongono dei severi requisiti necessari per trattarle.
- L’Azienda non può inoltrare o condividere in altro modo le informazioni ricevute dalla chat con un Cliente con un altro cliente.
Queste clausole di servizio in tema privacy da parte di WhatsApp Business rendono esplicito il fatto che: se da una parte l’app si impegna al rispetto delle regole sul trattamento dei dati, dall’altro l’azienda utente sarà tenuta a una fruizione del servizio a sua volta rispettosa delle norme vigenti.